Administratief medewerker AJD UWV bij USG People The Netherlands

De afdeling AJD bij het UWV in Arnhem is op zoek naar een parttime administratief medewerker voor 20 uur in de week. De kern van de functie van de administratief medewerker AJD is: vanuit een klantgerichte benadering zorgdragen voor de administratieve ondersteuning van het volledige werkproces van de afdeling Arbeidsjuridische dienstverlening op een zo breed mogelijk vlak. De administratief medewerker AJD staat klanten en bezoekers (telefonisch) te woord en verstrekt informatie. In het merendeel van de gevallen betreft dit interne klanten, maar het kan ook gaan om het, in afstemming met de behande-lend (senior) ontslagconsulent opvragen van basale informatie die in een aanvraag ontbreekt of het opvragen van be-nodigde stukken. Hij/zij vraagt daarbij gericht door naar de exacte vraag van de beller of bezoeker, zodat hij/zij in één keer de juiste informatie verstrekt of naar de juiste persoon doorverwijst. Het eerste contact van bezoekers en klanten is vaak met de administratief medewerker en hij/zij is daarom het visitekaartje voor de manager, afdeling en/of de UWV-organisatie. Hij/zij moet zich continu op de hoogte houden van ontwikkelingen op 'office gebied' en de nabije werkomgeving, zodat optimale ondersteuning geleverd kan worden. De administratief medewerker AJD: krijgt te maken met gevoelige en vertrouwelijke informatie en moet hier rekening mee houden als hij/zij infor-matie verstrekt. wordt veelvuldig voor allerlei verschillende soorten vragen benaderd die vaak geen deel uitmaken van het ta-kenpakket en waarbij de vraagsteller onmiddellijk een adequaat antwoord of actie verwacht. heeft vaak weinig invloed op de eigen workload, moet voortdurend schakelen en moet dan prioriteiten kunnen stellen, flexibel zijn en zodanig 'nee' kunnen zeggen dat de 'opdrachtgever/klant' daar begrip voor heeft. krijgt te maken met fouten van andere afdelingen/medewerkers en wordt daarop aangesproken. moet de eigen grenzen kennen en weten welke informatie hij/zij zelf kan geven en voor welke informatie hij/zij de klant moet doorverwijzen en naar wie hij/zij moet doorverwijzen. Kerntaken en verantwoordelijkheden Verwerkt alle soorten binnenkomende informatie (digitaal en fysiek) en signaleert o.a. dubbel aangeleverde do-cumenten, onvolkomenheden(fouten in de adressering) en privacy gevoelige gegevens Genereert juiste (aanvullende) documenten uit digitaal systeem, controleert op volledigheid en juiste samen-hang en documenteert op juiste volgorde in ontslagdossier Scant inkomende stukken, zorgt voor de administratieve verwerking en zet eventuele noodzakelijke acties uit. Registreert en houdt een (geautomatiseerd) bestand bij van de door de afdeling uit te voeren wettelijke taken, zodanig dat procedures, termijnen, etc. goed worden nageleefd en het bestand actueel is. Draagt zorg voor de verwerking van uitgaande correspondentie/stukken t.b.v. het werkproces, handmatig en d.m.v. geautomatiseerde systemen, controleert gegevens, kopieert stukken en legt dossiers aan. Controleert en verwerkt de interne en externe uitgaande post. Toetst samenstelling van door de ontslagconsulent aangeleverd ontslagdossier, corrigeert en completeert waar nodig ten behoeve van digitale archivering Draagt actief bij aan verbeteringen van het werkproces en dienstverlening. Bewaakt en controleert steekproefsgewijs of de door DIV verwerkte ontslagdossiers correct zijn gearchiveerd en onderneemt zo nodig actie richting DIV. Verricht de kwaliteitscontrole van de door DIV aangeleverde documenten en geeft zo nodig opdracht tot her-indexeren Controleert of de ontslagdocumenten chronologisch in het dossier zitten.