Vacatures

Virtual Assistant / Executive Assistant (part-time

Je komt te werken in het Virtual Assistant -team van Zwolle, waarbij kantoor Zwolle jouw vaste standplaats is. Naast de pool in Zwolle is er ook een pool in Rotterdam. Daar is een groot deel van de virtuele assistants werkzaam. Deze ondersteunen op afstand senior managers, partners, directors van verschillende Deloitte locaties in Nederland. Het werk is heel uitdagend en afwisselend, en vraagt om een flexibele houding. De pool bestaat uit een vaste groep collega’s, die - vanwege hun ondersteuning - van cruciaal belang is voor de continuïteit in onze organisatie.

Voor een kennismakingsgesprek reis je soms af naar één van de andere Deloitte locaties. Het werken als Executive Assistant/Virtual is geen dag hetzelfde. Bij deze functie horen de volgende taken. Agendabeheer en communicatie Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van senior manager. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.

Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.? Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen. Onderhoudt contacten met in- en externe relaties. Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen. Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.

Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen. In- en uitgaande correspondentie Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling. Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon. Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens. Stelt concepten en/of platte teksten op.

Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit. Inhoudelijke ondersteuning Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant. Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op. Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages. Archivering Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Start People

  • Zwolle
  • Fulltime
  • MBO-HBO
  • -