Vacatures

Secretaresse Virtuele Pool Amsterdam 32-40 uur

Voor deze organisatie in Amsterdam waar o.a. het datacenter, servicecenter en de IT afdeling gevestigd, zijn we op zoek naar een secretaresse voor 32 uur die flexibel is en in ieder geval op woensdag en vrijdag beschikbaar is. In deze functie ondersteun je een grote groep senior managers van de afdeling Risk. Je werkt hierbij nauw samen met collega secretaresses. Om deze functie goed uit te kunnen voeren moet je een toegankelijke persoonlijkheid hebben en al enige ervaring met secretariële taken, met name agendabeheer, notuleren en planning. Je bent organisatorisch sterk en goed in overzicht houden en prioriteiten stellen.

Agendabeheer en communicatie Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van partner/director/senior manager. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald. Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van het senior management. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald. Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager.

Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen. Onderhoudt contacten met in- en externe relaties. Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail. Meeting en travel arrangements

Bereidt voor, plant en organiseert vergaderingen en besprekingen. Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging. Organiseert vaktechnische overleggen en vraagt noodzakelijke PE-punten aan. Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

In- en uitgaande correspondentie Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling. Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon. Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens. Stelt concepten en/of platte teksten op. Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant. Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op. Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages. Archivering Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Start People

  • Amsterdam
  • Fulltime
  • MBO-HBO
  • -