Vacatures

Project Assistent

Jij bent een echte spin in het web, die communicatief bijzonder sterk is (mondeling en schriftelijk) en zorgt voor een optimale ondersteuning en ontzorging van de projectteams op organisatorisch en facilitair gebied. Managementondersteuning: Ondersteunen van het project waaronder: overleggen plannen, agendabeheer, e-mail afhandeling, indien nodig het maken van notulen en actielijsten en het sturen op deze acties; Regelen van (buitenlandse) zakenreizen, hotelreserveringen, zakenlunches en het reserveren van vergaderruimtes;

Documentmanagement: Inrichten en voeren van programma- en projectadministratie, daarbij gebruik makend van SharePoint Online (365) als Document Management Systeem; Opzetten, beheren en bewaken van projectdossiers, gebruik makend van SharePoint Online (365); Indien nodig technische documenten reviseren, ook in het Engels.

Resourcemanagement: On- en off boarden van nieuwe projectmedewerkers (zorgen dat ze snel ‘up to speed zijn’); Overzicht bijhouden van project resources en verlengingen monitoren; Projectmanager ondersteunen bij het alloceren van projectmedewerkers. Inkoop/facturering: Aanmaken van Purchase Orders in Coupa; Vragen afhandelen van leveranciers m.b.t. Purchase Orders en facturen; Afhandelen en toezicht houden op de facturatiestroom vanuit leveranciers; Documenten opvragen bij leveranciers.

Communicatie: Ondersteuning bij het maken van presentaties en management rapportages; Trainen van projectmedewerkers op relevante onderwerpen (bijv. document management, Coupa en tijdschrijven); Afstemming met de andere Project Support Assistentes binnen IPTEC.

Start People

  • Borculo
  • Fulltime
  • MBO-HBO
  • -