Vacatures

Executive Assistent

Voor de secretariële ondersteuning van Risk Advisory met ongeveer 700 medewerkers actief op het gebied van Risk Advisory zijn wij in Amsterdam op zoek naar een (Senior) Executive Assistant voor 40 uur per week. Je werkt samen met meerdere collega-EA’s en biedt samen met hen ondersteuning aan een groep van Directors en Partners. Risk Advisory is een praktijk die bestaat uit jonge hoogopgeleide medewerkers die met veel ambitie en energie dagelijks het beste uit zichzelf en uit Deloitte halen.

Wij zijn daarom op zoek naar een net zo enthousiaste en ambitieuze EA die ons team kan komen versterken. Het proactief en inhoudelijk mee kunnen denken met de personen die je ondersteunt is een wezenlijk onderdeel van je takenpakket. Het betreft een functie voor langere tijd, die bij goed functioneren uitzicht biedt op een vast dienstverband. Jouw werkzaamheden zijn als volgt: Agendabeheer en communicatie Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van partner/director/senior manager.

Prioritering wordt in overleg met hen bepaald. Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald. Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.

Onderhoudt contacten met in- en externe relaties. Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail. Meeting en travel arrangements Bereidt voor, plant en organiseert vergaderingen en besprekingen. Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant.

Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging. Organiseert vaktechnische overleggen en vraagt noodzakelijke PE-punten aan. Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen. In- en uitgaande correspondentie Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.

Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon. Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens. Stelt concepten en/of platte teksten op. Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit. Inhoudelijke ondersteuning Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.

Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op. Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages. Archivering Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Start People

  • Amsterdam
  • Fulltime
  • MBO-HBO
  • -