Vacatures

Directie secretaresse voor Deloitte in Amsterdam

Voor Deloitte Amsterdam zijn wij op zoek naar een directiesecretaresse / secretaresse voor 40 uur per week. Ben jij op zoek naar een uitdagende baan bij een toonaangevend internationaal bedrijf lees dan vooral verder! De secretariële ondersteuning binnen Deloitte bestaat uit een groep Executive Assistants (EA) en Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead die verantwoording aflegt aan de Manager

Support. Functieomschrijving De functie van Executive Assistant bestaat uit de volgende facetten: Agendabeheer- en communicatie Verzorgt agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van partner, director en senior manager. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald. Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.

Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor partner/director. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen. Onderhoudt contacten met in-en externe relaties. Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in-& externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/email. Meeting en travel arrangements

Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen Is (mede) verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging. Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel) reserveringen. In- en uitgaande correspondentie

Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling. Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt voor afhandeling voor aan de juiste persoon. Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens. Stelt concepten en/of platte teksten op. Werkt emails, brieven, memo's en mededelingen uit. Inhoudelijke ondersteuning

Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van specifieke opdracht van (interne) klant. Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op. Het (laten) verzorgen van specifieke rapportages. Archivering Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Start People

  • Amsterdam
  • Fulltime
  • MBO-HBO
  • -